1- Installez Microsoft Office si vous ne l'avez pas encore. Microsoft Excel n'est pas disponible en version seule, mais est inclus dans la suite Microsoft Office ou en abonnement. A l’heure que nous réalisons ce cours la dernière version en date c’est la version 2019 cependant vous pouvons utilisez d’autres versions (2007,2010,2013,2016).

2- Les raccourcis clavier sur Microsoft Excel

Comme de nombreux logiciels, quelques raccourcis bien utiles permettent d’être plus productif sur Excel. Outre les traditionnels Ctrl+S pour sauvegarder un document ou Ctrl+C pour copier un élément, ces 10 raccourcis spécifiques à Excel permettent d’aller plus vite.

• Recalculer les données : F9
• Insérer la date du jour : CTRL+; (point virgule)
• Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)
• Atteindre une cellule ou un tableau : F5
• Sélectionner toute une colonne active : CTRL+Espace
• Sélectionner toute une ligne active : SHIFT+Espace
• Sélectionner toute la feuille Excel : CTRL+A
• Faire un collage spécial sur Excel (pour ne coller que les données etc.) : CTRL+ALT+V
• Insérer une somme automatique : ALT+=
• Masquer (et surtout réafficher) le ruban des fonctionnalités : CTRL+F1

• 3- Les fonctions Excel

  Sur Excel, les fonctions sont très nombreuses. Elles permettent d’effectuer des calculs, rechercher des données, ou obtenir des informations. Pour insérer une fonction, il suffit de cliquer sur l’icône Fx présent sous le ruban. Toutes les cellules qui contiennent une fonction commencent par le caractère =. Si vous connaissez bien certaines fonctions, vous pouvez y accéder directement en saisissant = puis le nom de la fonction au sein d’une cellule. Pour mieux cerner le potentiel des fonctions Excel, nous vous conseillons de consulter notre liste des fonctions Excel à connaître.

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• 4- Nommer un tableau sur Excel

  Dans certains cas, il peut être utile de nommer un tableau. Sélectionnez la plage à nommer (exemple : de la cellule B2 à la cellule F6). Cliquez ensuite sur le champ situé à gauche, sous le ruban, puis inscrivez le nom de votre choix. Dans cet exemple, notre tableau se nomme Tableau. Une fois nommé, vous pouvez utiliser les données de votre tableau très facilement : pour connaître la somme des données présentes dans notre tableau, un simple =SOMME(tableau) suffit. Vous pouvez accéder au gestionnaire de noms via l’onglet Formules du ruban.

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  5- Le copier-coller des fonctions Excel

  Très souvent, les fonctions d’un tableau se suivent et se ressemblent. Pour cette raison, Excel utilise certaines règles lorsque vous copiez collez une fonction pour conserver la logique de vos calculs. Dans l’exemple ci-dessous, la colonne SOMME correspond la somme des valeurs de la ligne. Il suffit de copier la fonction F2 et la coller en F3 pour obtenir la somme des données de la troisième ligne.

  Copier la cellule F2 et faites un clic droit sur la cellule F3 pour les options et collage et choisir « fx » encerclée sur l’image ci-dessous.

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  6- Créer une suite logique grâce au cliquer glisser

  Au lieu de copier-coller les formules, vous pouvez les dupliquer grâce au cliquer glisser. Il suffit de sélectionner la(les) cellule(s) source, puis placer son curseur en bas à droite de la cellule. Une petite croix va apparaître, permettant de copier-coller facilement la formule (ou une série de formules) vers le côté ou vers le bas. Certaines valeurs, telles que des plages de cellules, seront remplacées automatiquement pour conserver la logique de vos fonctions.

  Vous pouvez également créer une suite logique grâce à cette astuce, mais vous devez obligatoirement sélectionner plusieurs cellules. Exemple :

  Voir l’image ci-dessous : les couleurs sur les cellules représentent exactement exactement celle saisies et dupliquer par la suite afin d’avoir la suite.

  N.B : L’outil duplication sur MS Excel est le signe « + » qui apparait au coin inférieur droite d’une cellule lorsqu’on passe dessus avec la souris.

  Ainsi, sur la colonne « C » on sélectionne uniquement « C3 » puis on duplique ; sur la colonne « D » on sélectionne « D3 » puis on duplique ; sur la colonne « E » on sélectionne « E3 :E4 » puis on duplique ; sur la colonne « F » on sélectionne « F3 :F4 » puis on duplique ; sur la colonne « G » on sélectionne la cellule « G3 » et on duplique ; sur la colonne « H » on selecitionne « H3 » et on duplique

• 7- Figer la ligne, la colonne ou la cellule dans une fonction Excel

  Dans certains cas, on souhaiter « figer » une ligne, une colonne ou une cellule dans une suite de fonctions. Pour toujours diviser un calcul par la même cellule par exemple, quel que soit l’emplacement de la formule. Pour ce faire, lorsque vous saisissez votre formule, il suffit d’appuyer sur la touche F4 (ou Fn+F4)  lorsque la cellule en question est mentionnée.

   

  PAR EXEMPLE :

  Observer attentivement l’image ci-dessous :

  Nous allons additionner chaque élément de la colonne « D » avec uniquement la cellule « E3 » et renseigner les résultats sur la colonne « F »

  Opération à effectuer :

•  Nous identifions au préalable la/les  cellule(s) fixe, il s’agit dans ce cas de la cellule « E3 »
• Nous insérons le caractère dollar « $ » au niveau de cette cellule
• Voici donc la formule : « = D3 + $E$3 »
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Modifier l’affichage d’une cellule selon le type de données

Excel permet de modifier l’affichage d’une cellule selon le type de données. Il peut s’agir d’un texte, d’une valeur, d’une date, d’un prix… Sélectionnez la cellule (ou la plage de cellule de votre choix), faîtes un clic droit, puis choisissez « format de cellule ».

Cette astuce permet aussi de choisir le nombre de chiffres après la virgule. Il suffit de choisir la catégorie « Nombre » puis le nombre de décimales après la virgule.

9- Modifier la hauteur d’une ligne ou la largeur d’une colonne

Pour modifier la taille d’une ligne ou d’une colonne, il suffit de faire un clic droit sur le numéro de la ligne ou la lettre de la colonne puis choisir « hauteur de ligne » ou « largeur de colonne ».

Vous pouvez spécifier la largeur par défaut des colonnes grâce au bouton « Format » de l’onglet Accueil du ruban.

10- Insérer une ligne ou une colonne

Pour insérer une ligne, il suffit de faire un clic droit sur le numéro d’une ligne ; même principe pour une colonne, il suffit de faire un clic droit sur la lettre d’une colonne. Celle-ci sera toujours insérée avant. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi passer par le ruban (onglet Accueil) pour insérer une ligne ou une colonne. Vous pouvez également supprimer une ligne ou une colonne de cette façon.