Excel est un logiciel dit « tableur » (fichier .xls ou « classeur »)  Il fait aussi parti de la suite MS Office.

 Il permet de manipuler des « feuilles de calcul » c’est à dire des tableaux de « cellules » comportant des données et des formules (calculs) sur ces données.

 Le résultat de ces formules est aussi affiché pour servir de données à d’autres formules etc.

 Excel est très utilisé en comptabilité mais aussi pour les emplois du temps, les factures, en tant que mini SGBD (nous verrons Access plus tard).

 Un grand nombre de fonctionnalité de Word (sur la présentation des feuilles de calculs) sont présentes :  enregistrer, ouvrir, imprimer (aperçu avant impression)  police d’écriture, couleur, format  copier/couper/coller  alignement des textes, format des cellules  etc.

Objectifs  du cours

Gestion de données numériques sous forme de tableaux et par extension: données textuelles,  horaires,  dates, …

 Liaison entre les données

 Calcul automatique de résultats en fonction de données

 Mise à jour automatique à chaque changement des données de base  Nombreuses fonctions mathématiques, statistiques, de recherche sur les données

 Représentation des données numériques sous forme graphique

Structure d’un document

 Un tableur produit des classeurs

 Un classeur contient des feuilles

 Une feuille est un tableau de cases, en lignes et en colonnes

 Une case s’appelle une cellule

 Une plage de cellules est un ensemble de cellules  En terme de fichier, plusieurs formats :

 .xls pour MS Excel

 .ods pour OpenOffice Calc

Les feuilles

 On peut rajouter, supprimer, renommer des feuilles

 Pour insérer : menu « insertion » option « feuille »

 Ou clic droit sur les noms des feuilles puis choisir « insérer »

 Avec ce clic droit, on peut aussi « supprimer » une feuille ou la « renommer » pour lui donner un nom explicite (fortement recommandé)

 Avec le clic gauche (qu’on laisse appuyé), on peut aussi modifier l’ordre des feuilles en modifiant leur ordre (déplacer les feuilles)

 Notez que l’on peut se déplacer entre les feuilles avec les flèches sur la gauche

Entrer des données

 Cela se fait soit en cliquant sur la cellule puis en tapant au clavier

 On peut aussi insérer des données par copier/coller soit dans une seule cellule soit dans plusieurs cellules si le texte copier comporte plusieurs lignes (touche entrée)

 On peut aussi insérer une donnée pour une cellule avec la « boîte d’entrée » en dessous des menus.

 Important : cette boîte comporte la donnée enregistrer dans la cellule alors que le tableau comporte les données affichée c’est-à-dire modifiées suivant les options d’affichage (tailles, formules de calculs, police d’écriture, format de la cellule etc.)

 Nous reviendrons dessus d’ici peu

Format des cellules (1)

 Outre la mise en forme des cellules (police, taille, etc.) il est possible de moduler le format d’affichage de celles-ci.  Pour cela menu « format » option « cellules » (ou raccourci CTRL-1)

Format des cellules (2)

 On peut alors choisir le format    « standard »  

   texte brute « heure »  « pourcentage »  etc.

 Chacun des formats comporte différentes options comme  nombre négatifs en rouge  heure anglaises, GMT  etc.

Format des cellules (3)

 On peut aussi modifier l’alignement du texte  et aussi les bordures (et l’arrière plan dans « motif »

 On peut aussi protéger en écriture ou en lecture une cellule (avec un mot de passe) si la feuille ou le classeur est protégé. (menu « outils » puis option « protection »)

 Mise en forme des lignes et colonnes

 On peut  Modifier la hauteur des lignes

 Modifier la largeur des colonnes

 Comment ?

 Faire glisser la frontière entre deux lignes ou deux colonnes, à gauche/droite ou en haut/bas

 Double cliquer sur une frontière pour adapter la largeur/hauteur au contenu

Exemple de mise en forme

Options

 Pour plusieurs cellules, on peut choisir des format préétablis  dans menue « format » option « mise en forme automatique »

 Trier des données (ou une colonne ou une ligne ou un   sous-ensemble sélectionné à dans menu

« Données »    option   « Trier »

Facilités d’édition (1)

 Pour sélectionner une zone rectangulaire,  Avec le bouton gauche de la souris toujours appuyé, passer sur la zone à sélectionner.

 Pour sélectionner plusieurs cellules non contiguës,  En maintenant la touche « control » enfoncée, cliquer sur les cellules voulues.

Pour déplacer le contenu d’une/de cellule(s)Avec le bouton gauche enfoncé, emmener le cadre gras de sélection de la cellule vers la cellule de destination

Facilités d’édition (2)

 Copie incrémentale : Utile pour générer de longues séries de valeurs (1, 2, 3, …, janvier, février, mars…)

 Comment faire ?

• Débuter la série (sur une ligne ou sur une colonne)
• Cliquer sur la dernière cellule
• Tirer sur le carré noir pour allonger la ligne ou la colonne

 Il faudra appuyer ou non sur la touche « control » selon que l’on veut une copie simple (1, 1, 1, 1…) ou incrémentale (1, 2, 3…).

NB : Les feuilles de grandes dimensions peuvent gêner la conception

 Il est possible de figer des parties des feuilles afin qu’elles soient toujours visibles.

 Pour figer les x premières lignes et les y premières colonnes : sélectionner la cellule de ligne x+1 et de colonne y+1, ensuite dans l’onglet affichage figer les volets. (Comme sur l’image ci-dessous)

Les formules

Pourquoi ?

 Le contenu d’une cellule peut être le résultat d’un calcul incluant le contenu d’autre(s) cellule(s)

 On utilise le « = ».

 Les cellules utilisées dans une formule sont indiquées par leur adresse ou coordonnées

Insertion d’une formule

 Pour insérer une formule, il suffit de faire commencer le texte de la cellule par « = »

 Ensuite, tout ce qui suivra ne sera littéralement du texte (une donnée) mais un calcul.

 On peut aussi insérer des formules (fonctions) en mode graphique en cliquant directement sur « fx »

 Mais celles-ci sont souvent moins « souples » que celles écrite à la main (dépend donc de ce que vous souhaitez faire)

Référencer les cellules (1)

 Les formules (calculs) ne sont intéressantes que si elles utilisent les données contenues par les autres cellules. Il faut donc faire référence à ces cellules depuis une cellule contenant une formule.  Pour cela il existe deux modes de référencement :

La référence absolue et la référence relative.

 Regardons la différence entre les 2 modes

Mode absolu (1)

 Que ce soit pour une colonne ou une ligne on met un $ devant afin de préciser que l’on souhaite référencer en mode absolu.

 Exemple :

Copie sur une colonne/ligne

Somme de 2 gcellules

Copier/Coller sur les cellules qui suivent

Les résultats sont automatiquement calculés

QUELQUES FORMULES DE BASE

 Il existe des dizaines de type de formule en Excel

=  MOYENNE d’entiers

 = SOMME d’entier

=  MAX (le plus grand)

 = NB (combien qu’il y a de cellules sélectionnées)  etc.

Ce que dit l’aide…

 =  SOMME (plage) : renvoie la somme des valeurs des cellules qui constituent la plage.

 = NB (plage) : renvoie le nombre de cellules contenant des valeurs numériques à l’intérieur de la plage

NB.SI (plage ; condition) : renvoie le nombre de cellules de la plage vérifiant la condition

 =MOYENNE (plage) : renvoie la moyenne des valeurs des cellules de la plage.

Exemple :

Sélection de cellules (1)

 Quand on utilise des formules, on souhaite sélectionner une ou des cellules notamment pour une moyenne, une somme, un max etc.

 On peut sélectionner ces cellules avec la souris (clique gauche pour une cellule ou clique gauche maintenue pour une/plusieurs cellule (s))

Sélection de cellules (2)

 Nous pouvons voir que nous obtenons les cellules C1:C4 pour les cellules C1, C2, C3, C4 (une colonne)

 Dans le cas par exemple de A1:D1 on aura les cellules A1, B1, C1, D1 (une ligne)

 Pour certaines formules (Excel affiche toujours l’aide) on peut aussi écrire sur plusieurs « tas » de cellules

 Par exemple, MOYENNE(A1:D1; C1:C4) pour la moyenne de A1, B1, C1, D1, C1, C2, C3, C4

Liste de cellules

Les cellules en argument peuvent être définies par :

 Une liste : A1;B4;C7 désigne les 3 cellules A1, B4 et C7

 Une plage : B5:D9 désigne les 15 cellules comprises dans le rectangle de sommets B5 et D9