SECTION II :

ETUDES DES AUTRES COMMANDES DU MENU FICHIER

1. Ouvrir

Cette commande du menu fichier permet d’ouvrir un fichier de gestion existant. Cette commande permet d’ouvrir un fichier commercial et d’avoir accès aux informations qu’il contient. Cette commande n’est accessible que si aucun autre fichier commercial n’est pas ouvert.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL+ O ou ALT, F, O.

Apres un clic sur cette commande sélectionner dans la fenêtre le fichier commercial qui vous intéresse et cliquer deux fois dessus, ou bien cliquer sur (ouvrir). Si nécessaire, changer d’emplacement de stockage.

Si le fichier est protégé, le mot de passe vous sera alors demandé.

1. Evènements

Si certains évènements sont arrivés à échéance et si vous en avez demandé l’affichage à l’ouverture du fichier commercial (dans le volet préférences de la commande A propos de …), une fenêtre s’ouvrira pour vous donner la liste. Cette liste présente les évènements dont vous avez demandé d’être prévenu en cochant la zone pré-alerte.il est possible de consulter le détail d’un évènement en l’ouvrant.

Vous ne pouvez pas modifier un évènement à ce stade mais seulement désactiver la zone pré-alerte s’il n’a plus lieu d’être mentionne dans la liste.

Voir la création d’évènement s’effectue dans la fiche client, dans la fiche fournisseur ou dans la commande mise à jour des évènements en ce qui concerne des dépôts, les représentants ou les articles.

2. Autorisations d’accès

Cette commande du menu fichier permet à l’administrateur de limiter l’accès par mot de passe aux commandes de son choix pour les autres utilisateurs. Par défaut, le programme est à accès libre.

1. Commandes protégées

Toutes les commandes utilisées par le fichier commercial peuvent être protégée individuellement à l’exception des commandes ci-dessous :

Nouveau-ouvrir-fermer-quitter-toutes les commandes du menu Edition-toutes les commandes du menu fichier.

De plus, la commande comptabilité du menu structure fait l’objet d’une protection particulière.

Cette protection s’étend à des fonctions paramétrées à divers à des fonctions paratrées à divers endroits du programme tels :

• Les factures
• Le circuit de validation des pièces.

Toutes ces particularités seront détailles ci-dessous.

Les commandes disposant  de plusieurs volets offrent deux possibilités de protection :

1. La protection peut être définie pour la commande elle-même (exemple : vous interdisez l’accès aux fiches clients)
2. Un ou plusieurs volets de la commande peuvent être protège individuellement (exemple : vous interdisez l’accès au volet de la commande statistique de la fiche client).

Les autorisations d’accès proposent maintenant directement deux niveaux par menu :

1. Le premier niveau donne accès aux commandes du menu et permet leur protection,
2. Le deuxième niveau autorise la protection individuelle des volets de la commande sélectionné.

Il n’est donc plus nécessaire de rechercher en fin de liste les commandes pour lesquelles des volets peuvent être protégé individuellement.

            2) protection des factures

Une nouvelle protection vient s’ajouter à la suite de la gestion du risque client. La protection des factures permet un réglage particulier sur la saisie et le traitement des factures d’achat et de vente.

1. Principe

Cette protection offre la possibilité de protéger les factures non comptabilisées d’achat et de vente en suppression et modification pour un niveau d’utilisateur. La sélection de protection factures permet d’accéder à deux niveaux de protection :

• Avant impression des lors qu’une facture est enregistrée (validation de l’entête), la suppression et la modification ne sont plus possible pour le niveau d’utilisateur concerne.
• Apres l’impression : la modification et la suppression de la facture restent possibles si la facture n’est pas imprimée. Dès lors qu’une facture est imprimée la suppression et la modification ne sont plus possible pour le niveau d’utilisation concerne.