SECTION I : ETUDE DETAILLEES DES DIFFERENTES ETAPES

                                         LE MENU FICHIER

Ce menu donne accès aux commandes permettant de :                                       

• Créer, ouvrir, fermer un fichier commercial ou un fichier comptable,
• Enregistrer, modifier, consulter la fiche de l’entreprise ainsi que toutes les opérations de l’entreprise,
• Lire les informations sur l’entreprise,
• Visualiser la configuration du système ainsi que le partage des fichiers de travail,
• Autoriser ou interdire l’accès de certaines commandes pour certains utilisateurs,
• Importer ou exporter les données,
• Avoir accès à la commande de mise en page,
• Enregistrer le format d’impression des différents documents et états que Gestion Commerciales 100 peut produire,
• Lancer l’impression des documents dont l’impression a été différée,
• Quitter le programme.

1. Création du fichier commerciale

La création d’un fichier comptable se fait par la commande nouveau fichier ou en cliquant sur le bouton nouveau de la baffe d’outil standard. Lors de la création le programme vous demande de donner une taille à celui-ci. Par défaut celle-ci es de 200ko

NB : le logiciel agrandit automatiquement par 100 ko de la saturation de la base. Attention cette procédure peut ralentir vos traitements

Une fois la création confirmer (touche entrée) le programme vous invite au paramétrage des différents volets de la commande à propos de ceux-ci sont accessibles par des onglets

1. 1. ETUDE DES DIFFERENTS VOLETS/CDE A PROPOS

1. VOLET IDENTIFICATION

Ce volet se présente comme suit :

Le premier volet de la fiche de l’entreprise est présent ci-dessus. Les différentes zones entrant dans sa composition sont décrits ci-après.

A Noter : si le fichier comptable utilisé a été préalablement créer à partir du programme comptabilité 100, les zones de cette fenêtre sont automatique complétées avec les informations provenant de ce dernier.

Raison social : zone de 35 caractères alphanumériques maximum. Cette information doit être saisie obligatoirement.

A l’ouverture des fichiers, un contrôle de cohérence est réalisé avec le fichier comptable associé si les deux raisons sociales sont différentes, en message d’alerte vous demande de confirmer cette disparité.

Activité : zone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l’activité de l’entreprise.

Adresse / Complément : ces deux zones servent à l’enregistrement de l’adresse de l’entreprise. 35 caractères alphanumériques chacune.

C.P/Ville : ces deux zones distinctes servent pour le code postal et la ville. Les informations à y saisir ne doivent pas dépasser respectivement 9 et 35 caractères alphanumériques.

Région : zone de 9 caractères alphanumériques, permettant l’enregistrement de la région de l’entreprise.

Pays : Liste déroulante éditable permettant l’enregistrement du pays de l’entreprise. La saisie directe est possible.

Commentaire : Zone de 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement d’informations diverses.

N° de SIRET : Zone de 14 caractères alphanumériques permettant d’enregistre le numéro affecté à l’entreprise.

NAF (APE) : Zone de 5 caractères alphanumériques au maximum.

Comme le Numéro de Siret, le NAF (ape) apparaîtra sur la page de présentation des états imprimés.

N° identifiant : Zone de 25 caractères alphanumériques pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E de la société.

Télécommunication : Liste déroulante éditable permettant de sélectionner ou d’enregistrer la nature du numéro saisi sue la zone suivante (le programme propose téléphone, télécopie, télex). Les caractères alphanumériques sont disponibles.

N° télécommunication : Zone permettant de saisie le numéro correspondant au type d’information sélectionné sur la zone précédente. 21 caractères alphanumériques sont disponibles pour saisir chaque numéro.

1. VOLET INITIALISATION

Ce volet d’enregistrement les informations générales concernant la gestion des devises de tenue commerciale, de tenue de comptabilité ainsi que leurs formats.

Ce volet se présente comme suit :

Monnaie de tenue commerciale : il s’agit de la devise d’expression des valeurs monétaires.

Intitulé : cette zone a liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet options de la commande A propos de… du menu fichier. Par défaut, lors de la création d’un fichier commercial, le programme crée une devise nommée Tenue de compte.

L’enregistrement de cette devise est obligatoire. Il est possible de créer (ou de modifier) une devise depuis cette zone. Il est possible, en sélectionnant une ligne vide de cette liste, de créer une devise. Il est également possible de modifier le libellé et le format d’une devise existante.

Unité Zone affichant l’intitulé de la devise sélectionnée dans la zone précédente ou permettant sa saisie en lettres. 21 caractères alphanumériques.

Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents destinés à l’export ou à l’import. Certains objets de la mise en page permettront ce genre d’impression.

Sous-unité zone affichant l’intitulé de la sous unité de la devise sélectionnée dans la zone intitulé ou permettant sa saisie en lettre. 21 caractères alphanumériques.

Ces deux zones ne sont utilisées que pour l’impression des montants en toutes lettres. Par défaut elles proposent francs et centimes. 

EXEMPLE : trois mille dollars et cinquante cent : Dollars a été enregistré comme Unité monétaire et cents comme sous-unité

Format montant : Zone de 31 caractères alphanumériques permettant de définir le format de la devise.

Ce format est indépendant du format montant et sera utilisé en saisie de document.

Devise d’équivalence : Zone à liste déroulante affichant la liste des devises enregistrées dans le volet Option comme ci-dessus. Cette devise sera utilisée par une fonction comme à tous les programmes de la ligne 100 sage, il permettra également les saisies dans l’une ou l’autre des devises.

Monnaie de tenue de comptabilité : cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet options de la commande A propos de… du fichier. Elle sera proposée par défaut lors de la mise à jour comptable.

Voir la commande Mise à jour de la comptabilité du menu traitement.

Aucune saisie n’est possible depuis cette zone. Le choix d’une devise est obligatoire.

En création de fichier, cette devise est la même que celle créée pour la tenue commerciale à moins que le fichier comptable associé ne comporte déjà une devise.

Format : Zones éditables permettant de définir les formats des montants, des quantités et des prix unitaires.

Quantité : indique le format d’affichage des quantités à l’écran et dans les états. Le format par défaut est ###0,00

Longueur d’un compte : les deux zones décrits ci-dessous permettant de consulter, et de modifier si cela est possible, la longueur des comptes généraux et des sections analytiques utilisés

• Compte général : la valeur saisissable dans cette zone est au minimum de 3 et au maximum de 13 dans ce cas la longueur des comptes est définitivement fixée. Vous pouvez également y laisser le Zéro (0) proposé par défaut. Vous indiquez ainsi au programme que la longueur des comptes est « flottante » c’est-à-dire qu’elle peut varier entre 3 et 13 caractères au gré de vos saisies.
• Section analytique : le format des comptes généraux s’applique aussi aux sections analytiques. Ces longueurs ne sont plus modifiables dès lors que des comptes ont été saisis

A noter si dans le programme comptabilité 100 l’option EDI  est cachée, les comptes ne peuvent pas avoir plus de 12 caractères alphanumériques

1. VOLET PARAMETRES COMPTABLE

Paramètres comptables par défaut : cette ainsi que la suivante, réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable

Code journal : ces deux zones (liste déroulante et liste déroulante saisissable) permettant de paramétrer les journaux qui seront proposés par défaut lors des mises à jour comptables (ils pourront cependant être modifiés au moment de la passation comptable).

La liste déroulante de gauche permet de définir le type de journal :

• Code journal ventes
• Codes journal achats
• Règlement ventes
• Règlement achats

La zone de droit permet de sélectionner ou de saisir un journal pour chacun des types précédents. Elle affiche la liste des journaux existant dans le fichier comptable.

A noter seuls les journaux de trésorerie est proposé dans le cas des deux derniers types. Un même journal peut être utilisé aussi bien pour les règlements ventes que les règlements achats.

N° facture : cet ensemble de deux zones à liste déroulante permet de paramétrer l’information qui sera reprise dans les colonnes N° de pièce et Référence pièce du programme comptabilité 100. Les différents choix offerts sont les suivants :

-N° de pièce (valeur proposée par défaut)

-N° facture (valeur proposée par défaut) la colonne N° de pièce des écritures comptables reprend le paramétrage fait pour la numération du journal destinataire.

-N° facture : la colonne Référence pièce des écritures comptable reprend le numéro de facture de vent ou d’achat

-Référence (valeur par défaut pour le choix) la colonne référence pièce des écritures comptables reprend la valeur saisie dans la zone Référence des en-têtes de factures ou règlements.

Libellé de l’écriture : ces zones permettent de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité lors de la mise à jour comptable. Elles se composent de deux parties ;

1-une zone à liste déroulante qui permet de choisir le domaine :

-libellé ventes : les écritures de vents comporteront ce libellé,

-libellé achats : les écritures d’achats comporteront ce libellé,

2- une zone de saisie dans laquelle on peut enregistrer le texte du libellé (35 caractères alphanumériques).

Cette zone permet d’enregistrer certains codes présentés ci-dessous

L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insère automatiquement une donnée tirée des fichiers. Ces codes sont les suivants :

• @I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur
• @P : affiche le numéro de pièce de la facture
• @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce
• @T : affiche le type du document ; « facture » si la visualisation est possible, « avoir » si elle est négative.

Exemple : on a saisi comme libellé achat N° @P @I, le programme affichera des libellés de la forme

Facture N°FA980035 Billo & fils

Facture N° FA980150 Blanc

NB : si aucun paramétrage n’est fait dans cette zone, le programme affichera le libellé par défaut Fac suivi de l’intitulé du tiers. Dans le cas des règlements, le libellé qui s’affiche est celui enregistré par l’utilisateur lors de la saisie du règlement.

Avoirs et retour : cette zone permet de définir comme le programme doit traiter, lors de la mise à jour comptable, les lignes et valorisation négatives dans les pièces ou résultant d’un bon de retour ou d’un bon d’avoir financier :

Inverser le sens : (valeur par défaut) des écritures sont inversées sur les comptes concernés, précédées du signe moins(-)

Exemple ; une facture de vente est valorisée de la façon suivante :

Total HT        -1 000

TVA              -197

Total TTC      -1187

La mise à jour comptable sera faite de façon suivante :

- si inverser le sens est sélectionné

- si valeur négative est sélectionné

Transfert comptable des informations complémentaires

Devise liste déroulante proposant les choix suivants :

*Aucun : ‘valeur par défaut) les écritures comptables sont transférés en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devise étrangères ne sont pas transférées. Ce choix ne permet pas d’utiliser les zones transfert devises et Net à payer devise

*Devise : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devise étrangères sont transférées pour les pièces compta   nt des montants en devises.

*Tenue commerciale : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont transférées dans la zone devise de la comptabilité.

Les deux : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité. Les valeurs en devises étrangères sont pour les pièces comptant des montants en devise. Les pièces en comptant pas de de montant en devise sont transférées en devise de tenue commerciale.

Les colonnes concernant les devises sont proposées dans les journaux et la comptabilité 100 et permettent des analyses précises dans les différents états de ce programme.

Transfert devises : cette zone à liste déroulante n’est pas accessible si la zone devise est positionnée sur aucune. Elle permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme transfèrera les montants en devise.

Cette zone propose les choix suivants :

*compte tiers : seul le montant TTC en devise de la facture sera sur le compte de tiers.

*selon option saisie devise : les devises sont transférées sur les comptes dont l’option saisie devise est coché.

*Tous les comptes : avec équilibre : les devises sont transférées sur tous les comptes d’équilibrage n’est fait.

*Tous les comptes avec équilibre : les devises sont transférées sur tous les comptes et un contrôle d’équilibrage est effectué. En cas de déséquilibre, c’est le compte de TVA ayant la plus grande valeur qui est modifié.

Valeur en devise : comme la précédente, cette zone à liste déroulante n’est pas accessible si la zone devise est paramétrée sur aucune. Elle permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme va calculer les totaux en devises des documents.

Cette zone propose le choix des documents :

*conversion net à payer : les totaux en devises seront calculés à partir des totaux en monnaie locale par application du cours de la devise. Valeur proposée par défaut.

*cumul des lignes : les totaux en devises seront calculés  à partir du cumul des valeurs en devises de chaque ligne du document.

Cette détermination s’effectuera dans les cas suivants :

• Lors de l’affichage des totaux à l’écran (valorisation de la pièce)
• Lors de la détermination du cumul des lignes de remise et des lignes de totalisation,
• Lors de l’impression des documents,
•  Lors du transfert comptable.

Analytique : liste déroulante proposant les choix suivants :

*aucun : aucune ventilation analytique ne sera transférée en comptabilité.

*article : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable concernera la section analytique enregistrée dans la fiche article (volet complément).

*affaire la ventilation analytique effectué lors du transfert comptable portera sur le code affaire enregistré dans les lignes de document.

*les deux : la ventilation analytique enregistrée dans le volet complément de la liste article et dans le code affaire des lignes de document seront transférées en comptabilité,

*tous : les transferts des ventilations sur les plans plan analytiques articles et affaires se feront à l’identique de la description faite ci-dessus mais, en ce qui concerne les autres plans analytiques, les transferts s’effectueront en fonction des paramétrages faits dans le volet analytiques de la fiche des comptes généraux dont la ventilation analytique est autorisée.

Quantité : liste déroulante définissant la façon avec laquelle les quantités seront transférées dans la colonne quantité des écritures comptable et proposant les choix suivants :

• Aucun : les quantités ne sont pas reportées (valeur par défaut).
• Compte HT : seules les quantités des comptes HT seront reportées.
• Selon option saisie quantité ; les quantités sont reportées pour les seuls comptes dont la zone saisie quantité de la fiche principale est cochée.
• Tous les comptes ; les quantités sont reportées pout tous les comptes de la manière suivantes
• Comptes HT ; quantité des lignes,