SECTION 1 : MENU TRAITEMENT

Ce menu se présente comme ci-dessous et donne accès aux commandes étudiés dans les pages suivantes :

1. Documents des  ventes

Cette commande du menu traitement permet de saisir, consulter, modifier, transformer, supprimer les pièces de ventes c’est-à-dire des devis, bons de commande, bon de livraison, bon de retour, factures client, préparation des livraisons, bon d’avoir financier, liste des documents de ventes. Cette liste présente tous les documents de ventes enregistrée et non supprimé. Toutes les commandes applicables aux listes sont possibles.

1. Création des documents de ventes

La création des pièces s’effectue en cliquant sur le bouton « ajouter »  de la barre de navigation, une fenêtre s’ouvre alors.

On peut créer une pièce de vente en cliquant sur le bouton  «  créer un document de vente » de la barre d’outils gestion de vente.

Cette liste montre tous les types de pièces qu’il est possible de créer. Suivant le paramétrage fait dans l’option organisation ; certains pièces peuvent être estompés et inutilisables. Sélectionner le document souhaité puis cliquer sur ok.

2. Saisie des documents des ventes

1. En-tète-document de vente

• Bouton « retour à la fiche tiers » : ouvre la fiche du tiers concerné par le document. ce bouton est estompé tant qu’un client n’a pas affectée à la pièce
• Bouton « information libre » : ouvre une fenêtre présentant les informations libres et permettent de les saisir ou de les consulter. ce bouton restera inactif si aucune information libre n’a été paramétrée pour l’en-tête-des document
• Bouton « valorisation des documents »  ouvre une fenêtre présentant les informations de pied de pièce.
• Bouton « imprimer du document » : lance l’’impression du document actuel, cette impression est précéder de l’ouverture d’une fenêtre permettant de sélectionner le modèle d’impression à utiliser.
• Bouton « information sur le document » permet d’avoir accès aux informations générales sur le client et la pièce, pour les vérifier ou les modifier.

a) - Saisissez votre stock initial

 Est d’enregistrer le stock initial des articles afin de vous permettre de réaliser les opérations de gestion des ventes.

• 1. Enregistrement des quantités en stock.
•  2. Impression du livre d’inventaire.
• Enregistrez les quantités (état préparatoire)
• En créant vos articles, vous n’avez pas renseigné les quantités existantes en stock. C’est ici que vous allez le faire en créant des mouvements de stocks. Lancez la commande qui permet d’enregistrer les mouvements de stock :
• soit en sélectionnant la commande Traitement/ Documents des stocks,
•  soit en cliquant sur le bouton Liste des documents de stock de la barre d’outils «Gestion des articles et stocks»,
• soit en cliquant sur l’icône Liste des documents de stock de la barre verticale «Gestion des articles et stocks». Une liste, encore vide, s’ouvre. Créez un nouveau document comme nous vous l’avons montré pour les comptes généraux.
• soit en cliquant sur l’icône Saisir un document de stock de la barre verticale «Gestion des articles et stocks». Ces deux méthodes n’obligent pas à ouvrir la liste des documents des stocks. Une boîte de dialogue apparaît, vous demandant quel type de document vous souhaitez créer.
• La fenêtre de saisie des mouvements d’entrée s’affiche. Complétez-la en vous inspirant des explications données plus loin.
• Le numéro de pièce et la date s’affichent automatiquement. On peut les modifier.
• Cliquez sur la case Mouvement d’entrée et validez en cliquant sur le bouton OK.
• Précisez le dépôt concerné.
• Saisissez une référence qui vous rappellera l’objet du mouvement, par exemple Stock initial puis validez l’en-tête de document par la touche ENTREE.
• Une fois l’en-tête validé, vous pouvez accéder aux zones de saisie des lignes de la pièce.

b) Saisie de l’en-tête de pièce

• La saisie d’un tel document s’effectue en deux temps: En premier lieu, il faut enregistrer les informations de l’en-tête de la pièce (numéro, date, référence, etc.).
• Saisie des lignes de la pièce
• Vous avez alors accès aux zones de saisie des lignes de la pièce. Dans la colonne Référence article, saisissez la première lettre de l’article dont vous souhaitez enregistrer le stock puis tapez TABULATION
• Opérez ensuite de la façon suivante:
• 1. La référence de l’article sélectionné ainsi que sa désignation apparaissent dans leurs colonnes respectives.
•  2. Passez à la colonne Quantité en tapant plusieurs fois la touche TABULATION.
•  3. Remplacez la valeur 1 proposée par défaut en tapant la quantité en stock:
•  4. Pressez la touche ENTRÉE pour valider la ligne. La ligne que vous venez de valider s’affiche alors dans le corps du document, en dessous des zones de saisie.
• Sélectionnez l’article BAR001 en cliquant sur sa ligne puis validez ou cliquez sur le bouton OK.

• Effectuez les mêmes opérations pour l’ensemble de vos produits. Le nouveau document apparaît dans la liste de documents des stocks (si elle est affichée).
• Imprimez votre livre d’inventaire
• Imprimez maintenant la liste des pièces que vous venez d’enregistrer. Si la liste des documents des stocks n’est pas présente à l’écran, ouvrez-la comme indiqué plus haut. Cette fenêtre contient la liste des différents mouvements enregistrés. Pour le moment, seul le mouvement d’entrée est présent.
• Celui-ci est repéré par un symbole particulier.
• Le classement par défaut s’effectue sur la date des pièces. Assurez-vous qu’aucun document n’est sélectionné.
• A l’aide de cette zone à liste déroulante, vous pouvez sélectionner Tous les documents ou seulement les Mouvements d’entrée.

• Si une pièce est sélectionnée, cliquez sur sa ligne tout en pressant une touche CTRL pour la désélectionner.
• Cliquez sur le bouton Imprimer le(s) document(s) disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Une fenêtre de sélection apparaît.
• La fenêtre de dialogue de l’imprimante va apparaître. Paramétrez-la selon vos habitudes avant de cliquer sur OK. Le document obtenu ressemblera au suivant.

B- Traitez une commande client

Objectif L’objectif de cette leçon est d’enregistrer des commandes clients, d’en imprimer l’accusé de réception et de les transformer en facture.

Étapes sont les suivantes:

• 1. Enregistrer une commande pour un de vos clients en créant éventuellement sa fiche.
•  2. Enregistrer les lignes d’articles. Traiter le cas d’articles en rupture de stock partielle ou totale avec substitution.
•  3. Imprimer la commande pour en conserver une trace ou envoyer un accusé de réception au client.
•  4. Transformer cette commande en bon de livraison.
• 5. Transformer ce bon de livraison en facture après livraison.
•  6. Enregistrer une commande comportant un article lié.
• 7. Enregistrer une commande comportant un article à conditionnement.

Astuces Vous utiliserez, dans cette leçon, la barre d’outils «Gestion des ventes». Peut-être serait-il bon de l’afficher? Utilisez pour cela une des méthodes que nous avons présentées dans les leçons précédentes. Lors des saisies de pièces, il est possible de créer les clients et les articles. Rappelez-vous que l’on peut toujours accéder à la fiche des tiers à partir des documents sur lesquels on travaille. Ceci peut être utile pour consulter leur en-cours. Lorsque plusieurs clients vous commandent les mêmes articles, il est possible de dupliquer des factures existantes.

• Saisie d’un bon de commande client 2 Créez de préférence vos propres documents en vous appuyant sur les explications qui vous sont proposées. Ouvrez, en premier lieu, la liste des documents de vente:
• soit en sélectionnant la commande Traitement/ Documents des ventes,
• soit en cliquant sur le bouton Liste des documents de vente de la barre d’outils «Gestion des ventes»,
•  soit en cliquant sur l’icône Liste des documents de vente de la barre verticale «Gestion des ventes». Cette liste est vide pour l’instant.

• Créez un nouveau document, un bon de commande client en l’occurrence, comme nous vous l’avons montré pour les comptes généraux.
• cliquer sur le bouton Saisir une commande client de la barre d’outils «Gestion des ventes»,
• Cliquez sur la case Bon de commande puis validez ou cliquez sur le bouton OK.
•  soit en cliquant sur l’icône Saisir une commande client de la barre verticale «Gestion des ventes». Dans tous les cas, la fenêtre suivante apparaît.
• Si vous voulez créer d’autres documents, la procédure à suivre est identique.
• Identifiez votre client
• Avant d’enregistrer les produits commandés dans le corps du document, vous devez saisir les éléments qui composeront les données de l’en-tête du bon de commande. Dans la zone Date, indiquez la date du jour. Celle-ci est proposée par défaut. Laissez le Numéro de pièce proposé. Celui-ci est renseigné automatiquement par le logiciel. Toutefois, si vous le souhaitez, il vous est possible de le modifier et même de codifier sa présentation.
• En ce qui concerne la codification des numéros de pièces,

• . Ceci fait, deux possibilités sont envisageables concernant le client. Soit il existe dans votre base commerciale (vous l’avez créé auparavant), soit il n’existe pas.
• En-tête du document
• Corps du document
• Votre client a déjà été créé
• Dans la zone Livraison, sélectionnez la date à laquelle vous pensez livrer votre client. Vous pouvez vous aider du calendrier en cliquant sur le bouton accolé à cette zone.
• Votre client n’est pas créé
• Dans l’hypothèse où la commande émane d’un nouveau client, vous allez devoir le créer en cours de saisie de document. Dans la zone de saisie du nom de votre client, tapez un point d’interrogation ? puis la touche TABULA- TION. Une fiche client vierge apparaît. Une autre solution est envisageable. Dans la zone de saisie du nom du client, tapez les premiers caractères de son nom puis la touche TABULATION. La liste de vos clients apparaît.
• Vous pouvez choisir d’appeler votre client par son Numéro, son Nom ou son Code postal.
• Sélectionnez ensuite votre client dans la liste déroulante.
• Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer la fiche de votre nouveau client.
• Il vous reste à compléter la fiche de votre client. Après sa validation par la touche ENTRÉE, il s’inscrira automatiquement dans l’en-tête du bon de commande.
• Après enregistrement des informations de l’en-tête de la pièce, il est indispensable de valider les informations qui y ont été saisies, en pressant la touche ENTRÉE. Sans cette opération, vous ne pourrez pas enregistrer les lignes de la pièce. 2 Une fois validées, les principales informations de l’en-tête ne sont plus modifiables. Après validation de l’en-tête, vous verrez apparaître un message.
• Ce message est le résultat du paramétrage de l’information libre calculée réalisé dans le chapitre précédent.
• . Cliquez sur son bouton OK ou validez pour le refermer après en avoir pris connaissance.
• Saisissez la commande
• Maintenant que l’en-tête du bon de commande est rempli et validée, vous devez avoir un document de la forme suivante.
•  
•  
•  
• . Nous vous les pré- sentons rapidement ci-dessous. Le bouton Informations sur le document permet de consulter et, éventuellement, de modifier des informations propres à la pièce en cours de saisie. Si vous faites des factures pour des clients de passage, il suffit de créer une fiche client DIVERS ou COMPTOIR qui sera utilisée pour tous les clients occasionnels. Vous pourrez utiliser ensuite les zones présentées ci-après pour identifier le client de passage.
• Les zones grisées ne sont plus modifiables.
• En cliquant sur le bouton Valorisation du document une fenêtre s’ouvre. Elle vous donne les cumuls HT et TTC de la pièce en cours de saisie ainsi que le montant de la TVA. Elle peut également vous donner le montant de l’escompte si la fiche du client le mentionne.
• La fonction Imprimer le document est détaillée plus loin.
• Le bouton Transformer le document est présenté plus loin dans cette même leçon.
• Le bouton Envoyer le document par E-mail permet d’envoyer le document via la messagerie électronique. Pour cela, il est impératif de remplir la zone E-mail de la fiche tiers (voir la leçon con- cernant la saisie des tiers). Le bouton Comptabiliser le document permet de passer immédiatement le document en comptabilité. Il est également possible, comme nous le verrons plus loin, de réaliser des comptabilisations globalement.
• Les quatre zones de saisie En-tête 1, 2, 3 et 4 permettent l’enregistrement d’informations concernant des clients de passage. Ces informations peuvent être imprimées sur la facture.

 C- interrogation du stock

Une fenêtre «Interrogation du stock» s’affiche.

• Cette fenêtre est pré-paramétrée sur l’article interrogé mais n’affiche aucune information. Pour les obtenir il faut valider. Les valeurs apparaissent alors.
• Cliquez sur la fonction Interroger le compte de l’article.
• Cette fenêtre donne toutes les informations sur le stock de l’article. Pour connaître les prévisions d’entrée et de sortie de stock, cliquez sur le bouton Interrogation de stock prévisionnel. La fenêtre précédente est remplacée par une autre.
• La colonne de droite indique, par des icônes, la disponibilité ou la non disponibilité de l’article.
• Refermez cette fenêtre en cliquant sur son bouton Fermer.
• Imprimez le bon de commande
• Cliquez sur le bouton Imprimer le document. Si vous avez associé un modèle de mise en page aux bons de commande client, le programme propose immédiatement la fenêtre de paramétrage des impressions.

D- traiter une commande du fournisseur

• Saisissez une commande fournisseur
• Ouvrez la liste des documents fournisseurs. Pour cela:
•  soit en sélectionnant la commande Traitement/ Documents des achats,
• soit en cliquant sur le bouton Liste des documents d’achat de la barre d’outils «Gestion des achats»,
•  soit en cliquant sur l’icône Liste des documents d’achat de la barre verticale «Gestion des achats». Cette liste n’est pas vide car elle présente une préparation de commande.

• Volet «Stock» Mentionnez des quantités minimales et maximales pour le dépôt.
• Refermez la fiche article en cliquant dans sa case de fermeture. L’article est automatiquement mentionné dans la pièce d’achat. Complétez la ligne de pièce en commandant 50 articles de ce modèle. Validez la ligne. 3 Cet article vous servira dans la découverte des documents internes.
• .
• Imprimez le document
• Sélectionnez la ligne du document dans la liste des documents des achats.
• Cliquez sur le bouton Imprimer le(s) document(s) qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre. Si vous n’avez pas paramétré de modèle d’impression par défaut pour ce type de document, choisissez le modèle de mise en page BON DE COMMANDE FOURNISSEUR.BGC. Il se trouve dans le dossier ACHATS qui lui-même se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS.

• Enregistrez la livraison des articles
• Après l’impression du bon de commande, imaginons que le fournisseur vous ait livré et que vous ayez réceptionné la marchandise. Vous allez devoir transformer votre bon de commande en facture pour marquer ainsi l’entrée en stock des articles reçus et enregistrer la facture reçue du fournisseur. 3 Il n’est pas nécessaire qu’un bon de commande fournisseur soit obligatoirement suivi d’un bon de livraison fournisseur. Si le programme constate que vous passez directement du bon de commande à la facture, il considère cette dernière comme un bon de livraison. Sélectionnez, en cliquant dessus, la ligne du bon de commande que vous venez d’enregistrer et cliquez sur le bouton Transformer le(s) document(s) disposé sur le bord inférieur de la fenêtre.
• Par cette simple action, vous venez d’enregistrer la réception de votre marchandise et la facture du fournis- seur qui l’accompagnait.
• Une fenêtre de dialogue permet de modifier le numéro de pièce ou la date proposés. Cochez la case Facture puis cliquez sur le bouton OK pour valider.
•  
•  En cas de livraison partielle, il existe une manière d’opérer spécifique. Reportez-vous, dans cette hypothèse, au «Manuel de référence».
• Refermez toutes les fenêtres à l’écran en cliquant dans leur case de fermeture. Cette leçon est maintenant terminée.

E- Saisie des règlements

• Objectif est de vous montrer comment enregistrer un règlement client.
• Étapes sont les suivantes:
• 1. Enregistrement d’un règlement reçu d’un de vos clients.
•  2. Gestion d’un écart de règlement.
• 3. Impression du reçu du paiement.
•  4. Ajout d’un mode de règlement Bon d’achat.
• 5. Enregistrement d’une facture de retour et d’un bon d’achat.
• 6. Affectation de ce bon d’achat au règlement d’une facture client.
• Informations préalables Cette partie du manuel de découverte du programme Sage Gestion commerciale va vous permettre de découvrir la saisie des règlements.
• Astuce Les barres d’outils «Gestion des articles et stock» ainsi que «Gestion des achats» seront utilement remplacées par la barre d’outils «Gestion des ventes».

• Si votre écran offre une place généreuse, le plus pratique est de laisser les barres d’outils en permanence à l’écran.
• Lancer la fonction de saisie des règlements clients
• Il y a deux possibilités pour enregistrer un règlement client:
•  directement dans la facture, cas du règlement comptant,
•  par une fonction dédiée à cet usage. Vous allez utiliser cette deuxième méthode. Lancez cette fonction. Pour cela plusieurs méthodes:
•  sélectionnez la commande Traitement/ Gestion des règlements/ Saisie des règlements clients,
•  cliquez sur le bouton Saisir un règlement client de la barre d’outils «Gestion des ventes»,
•  cliquez sur l’icône Saisir un règlement client de la barre verticale «Gestion des ventes». Dans tous les cas, une fenêtre «Saisie des règlements clients» s’ouvre.