En tant que RH, vous serez donc informé des enjeux stratégiques, vous participerez à la traduction de ces enjeux en objectifs de GPEC concernant l'adaptation des ressources humaines de l'entreprise.

Des méthodes de conduite de projet vont être déployées afin de fixer les objectifs de la démarche de GPEC et les principales étapes. Il faudra aussi définir les plannings, les budgets alloués, les moyens nécessaires...  Tout pour lancer ensuite la communication et la négociation du plan d'action.

Constituer une équipe projet et/ou un comité de pilotage est essentiel. Il associera à la fois la direction, les managers, les RH mais aussi des salariés voire même des représentants du personnel.

1. Les étapes de la gestion de projet

Il sera important de respecter les principales étapes d'un projet notamment le ciblage des enjeux et les conditions de réussite ! Attention à ne pas vous lancer trop vite dans l'action...

5 étapes clés :

1 - Cibler les enjeux, définir des objectifs

2 - Analyser la faisabilité, les conditions de réussite, évaluer les coûts, les délais

3 - Concevoir le projet, mobiliser les acteurs, les ressources

4 - Déployer le projet et les différentes étapes, récalibrer si nécessaire

5 - Evaluer les résultats , capitaliser sur les bonnes pratiques, pérenniser le projet !

Le planning, les ressources allouées, les coûts, tout est important pour atteindre les objectifs fixés.

Les critères à surveiller en permanence seront les coûts, les délais et la qualité ! 

Si vous réduisez les coûts, le risque est de perdre en qualité des livrables.

De même si vous voulez aller vite, vous devrez payer des prestataires ou baisser la qualité...

Ces 3 critères sont étroitement liés

1. Effectuer le SWOT

Cet outil a l'immense avantage d'ouvrir une vision large sur les enjeux de la démarche !

En groupe de travail, en entretiens, par des enquêtes... vous ferez fonctionner l'intelligence collective afin de cerner les forces et faiblesses de l'entreprise, de ses ressources humaines.

Vous engagerez en parallèle la réflexion concernant les menaces et les opportunités concernant son développement et sa pérennité.

1. L'environnement

Nous avons listé de nombreux exemples concernant les situations qu'une entreprise va rencontrer concernant à la fois son environnement externe et interne ;

Une fois ces situations identifiées, les équipes de direction vont les traduire en opportunités et menaces pour l'entreprise ;

De votre côté, vous serez impliqué dans la traduction de ces opportunités et menaces en matière  d'emploi et de compétences ; vous contribuerez ainsi au diagnostic des conséquences et de la meilleure stratégie à adopter afin d'optimiser les ressources humaines de l'entreprise et répondre aux enjeux.

Par exemple : 

Une menace : une entreprise concurrente s'installe sur votre marché de proximité

Une opportunité : le TGV va relier votre ville à Paris en moins de 3h

1. L'organisation

Une fois les enjeux définis en matière de stratégie RH, il faudra :

• Analyser les forces et faiblesses de l'organisation : une équipe RH soudée et riche en compétences qui va pouvoir mener le projet ou au contraire la nécessité de trouver les compétences à l'externe pour déployer le projet de GPEC...
• observer, dialoguer, diagnostiquer, analyser la situation actuelle au sein de l'entreprise : identifier les personnes clés qui vont être de vrais piliers pour contribuer à la stratégie ou au contraire constater la pénurie de talents...
• identifier les points forts et les ressources comme les points faibles et donc les points de vigilance : il peut s'agir notamment d'un manque de moyens financiers pour recruter ou former...

Par exemple :

Une force : votre taux de turnover est inférieur à 3% sur les 24 derniers mois

Une faiblesse : 15% de votre effectif sera à la retraite d'ici 2 ans notamment 3 directeurs

A partir de là, vous pourrez passer à la fixation des objectifs à atteindre et penser au plan d'action !

Le SWOT concernant l'entreprise sera finalisé en étapes 1 et 2 du cycle de la GPEC.

1. Définir des objectifs SMART

Le SWOT quand il est bien mené doit permettre une identification claire des objectifs à atteindre.

On retiendra un outil simple pour formuler ces objectifs SMART :

• des mots SIMPLES pour formuler ces objectifs
• des indicateurs de MESURE pour définir les résultats à atteindre, être concret et objectif
• bien cibler ce qui est ATTEIGNABLE, sinon le risque est de se mettre en stratégie d'échec !
• ces objectifs doivent donc être RÉALISTES ; il faut à la fois être très conscient des conditions  de réussite mais aussi savoir intégrer une dimension de challenge qui va motiver les équipes
• enfin vous définirez un planning, des durées et des dates pour atteindre les objectifs ; la dimension du TEMPS est fondamentale sinon vous allez trainer un projet qui dérapera en coût et en qualité !

Par exemple :  Recruter 3 business-developer , pour le mois de septembre, spécialisés dans le marché anglophone de la formation

N.B : Les objectifs émergeront à l'issue de l'étape 1 du cycle de la GPEC ; ils pourront être découpés en sous-objectifs à l'issue de l'étape 2.

1. Définir un plan d'action clair

Vous pourrez alors définir en équipe projet et pas tout seul dans votre coin... le plan d'action, c'est à dire non seulement des objectifs mais surtout :

• des moyens : matériels, financiers, humains, organisationnels
• des méthodes : de conduite de projet mais aussi des méthodes de développement RH que nous explorerons dans une prochaine partie
• des délais : il est essentiel de concevoir collectivement et partager le plus possible votre planning de réalisation et de déploiement ainsi que les plannings des différentes étapes du projet
• des moyens de contrôle : des indicateurs qui vont vous permettre de piloter le projet,  cibler les zones de risque et l'atteinte des objectifs intermédiaires.

Ils seront nécessaires tout au long de la réalisation du projet, ils permettront aussi de mesurer les résultats et de pérenniser les bonnes pratiques ou rectifier les erreurs !

Votre plan d'action sera finalisé dans l'étape 3 du cycle de la GPEC .

Remarque : Nous verrons tout au long des prochaines parties du cours, quels types de moyens, méthodes et indicateurs vous pourrez utiliser.

Quant aux délais, ils seront spécifiques à l'ampleur du projet, aux objectifs fixés... A vous de piloter ou copiloter ces aspects temporels